POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A.
La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013, el decreto único 1074 de 2015 capítulo 25 y demás disposiciones complementarias, según la cual todas las entidades públicas y privadas que manejen datos personales deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares, y será aplicada por SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
La información que se encuentra relacionada en las bases de datos que maneja Servicios Industriales Técnicos S.A. fue suministrada por las personas y entidades con las que mantiene una relación comercial o porque los datos han sido entregados de manera voluntaria directamente en las oficinas de la empresa.
I. OBJETO DE LA POLITICA DE DATOS
El objeto principal es proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A.
II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Ley, se aplicarán, de manera uniforme e integra, los siguientes principios:
1. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por Servicios Industriales Técnicos S.A. debe ser informado al titular.
2. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
III.
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento dedatos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular aobtener de Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A., como Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información de carácter pública, no podrán estar disponibles en ningún medio de comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Bases de datos de terceros
Son las bases de datos manuales o sistematizadas de clientes, proveedores y empleados que
contienen datos de naturaleza pública y privada recogidos de forma directa y personal a través de formularios, contratos, formatos, entre otros, con el fin de recopilar la información necesaria para la actividad comercial. Igualmente contienen datos de personas naturales que se vinculan laboralmente a la empresa y de personal en misión suministrado por las empresas temporales, en ella se incorporan información personal, pública y datos sensibles
IV. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTOS DE LOS MISMOS
Servicios Industriales Técnicos S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:
- Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
- proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
- informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Enviar al correo físico, electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digitalde comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocionalsobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
- Soportar procesos de auditoria interna o externa.
- Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos deServicios Industriales Técnicos S.A. Servintrec S.A.
- Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para lospropósitos aquí señalados, y por tanto, Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
- Exista autorización expresa para hacerlo.
- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los serviciosencomendados.
- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
- Que sea requerido o permitido por la ley.
V. AUTORIZACIÓN
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013.
En el Anexo 2 y 3 de este documento, se presenta el formato de autorización definido por Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. para recolección y tratamiento de datos personales.
VI. AVISO DE PRIVACIDAD
En los anexos 1 de este documento se presenta el formato de Aviso de Privacidad definido por Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A.
VII. DERECHOSDELOSTITULARESDEDATOSPERSONALESOBJETODETRATAMIENTO
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado, previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen ocomplementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no serespeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
VIII. DEBERES COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
IX.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que leasisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteración y/o pérdida, así como la consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de2012.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a loscódigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de lostitulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio.
CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
Para el ejercicio de los derechos de los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y/o revocar la autorización, pueden ponerse en contacto dirigiendo una comunicación y/o petición a través de los siguientes canales:
Correo Electrónico: acc-hr@servintec.com.co Teléfono: (571) 413-1200
Dirección: Carrera 127 15B-10
La petición, queja o reclamo deberá dirigirse al área administrativa y deberá contener:
- Nombre y documento de identificación del titular.
- Dirección y teléfono de contacto.
- Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, queja o reclamo.Si la petición, queja o reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
X. VIGENCIA
La presente Política General de Privacidad y Protección de Datos es efectiva a partir del mes de Octubre de 2015.
Atentamente,
SERVICIOS INDUSTRIALES TÉCNICOS S.A. DOMICILIO: Carrera 127 15B-10
Bogotá D.C.
RAZÓN SOCIAL:
NIT:
DOMICILIO:
CIUDAD:
TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO: PAGINA WEB:
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. 860.026.892-6
Carrera 127 15B-10
Bogotá D.C.
(571) 413 12 00
acc-hr@servintec.com.co www.servintec.com.co
ANEXO 1
AVISO DE PRIVACIDAD
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted ha entregado como cliente o proveedor de bienes y/o servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados según se describe a continuación:
I. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTOS DE LOS MISMOS
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:
- Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
- proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
- informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Enviar al correo físico, electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digitalde comunicación creada o por crearse, información comercial, publicitaria o promocionalsobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
- Soportar procesos de auditoria interna o externa.
- Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos deServicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A.
- Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para lospropósitos aquí señalados, y por tanto, Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
- Exista autorización expresa para hacerlo.
- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los serviciosencomendados.
- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
- Que sea requerido o permitido por la ley
e.
II.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado, previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
III.
La política de tratamiento de datos personales establecida por Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A., podrá ser consultada en la página web www.servintec.com.
Para el ejercicio de los derechos de los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y/o revocar la autorización, pueden ponerse en contacto dirigiendo una comunicación y/o petición dirigida al área administrativa a través de los siguientes canales:
Correo Electrónico: acc-hr@servintec.com.co Teléfono: (571) 413 1200
Dirección: Cra 127 15B-10
Dicha comunicación y/o petición deberá contener la siguiente información:
Nombre y documento de identificación del titular.
Dirección y teléfono de contacto.
Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, queja o reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes vencimiento del primer término.
Atentamente,
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. DOMICILIO: Cra 127 15B-10
Bogotá D.C.
ANEXO 2
AUTORIZACIÓN
SERVICIOS INDUSTRIALES TÉCNICOS S.A. SERVINTEC S.A. sociedad responsable del tratamiento de la información de los datos personales suministrados por sus clientes y/o proveedores y empleados mediante diferentes canales de información, solicita autorización a todos sus usuarios o terceros vinculados con nuestra compañía para continuar con el uso, circulación, actualización, procesamiento, disposición, almacenamiento, recolección, exclusión, intercambio, compilación para el tratamiento de la información o datos personales con el fin de desarrollar nuestro objeto social, de conformidad con nuestra Política Tratamiento de Datos Personales que se encuentra publicada en nuestra página www.Servintec.com.
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: acc-hr@servintec.com.co
Autorizo de manera expresa que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y en la Política Tratamiento de Datos Personales de SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A.
______________________
Firma
ANEXO 3
AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EMPLEADOS
Yo_____________________________________________________________________________
identificado(a) con la cédula de ciudadanía No. _______________ de __________________,
actuando como titular de mis datos personales AUTORIZO de manera previa, expresa e informada, a SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. –SERVINTEC S.A.- con No. de NIT 860026892-6, empresa ubicada en la Carrera 127 No. 15B-10 de Bogotá, teléfono 4131200 y
Las finalidades que da lugar al tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otras, son, pero sin limitarse:
- Recogerlos para cumplir con los siguientes propósitos.
- Almacenar y evaluar, datos personales concernientes a mi salud, únicamente con la finalidadestablecida en el numeral 4 del artículo 12 del decreto 1443 de 2014.
- Obtener, procesar, almacenar y utilizar impresiones dactilares, con fines de identificación yacceso a las instalaciones de la empresa.
- Obtener, procesar, almacenar y utilizar imágenes en fotografía y/o vídeo, con fines de controldentro de las instalaciones de la empresa.
- Obtener, analizar, evaluar y transmitir datos personales eventualmente existentes en las basesde datos de antecedentes penales, cuando sea requerido por la Ley.
- Analizarlos y contrastarlos contra el perfil y las habilidades requeridas.
- Validarlos con las referencias aportadas.
- Validarlos frente a las bases de datos públicas.
- Validarlos frente a las bases de datos financieras, comerciales, crediticias y centrales deriesgos.
- Compartirlos con las personas que realicen cada una de las actividades previstas, dentro de laempresa, únicamente para las finalidades estipuladas en la presente autorización.
- Reportarlos a las centrales de riesgos financieras, comerciales y/o crediticias cuando a ellohaya lugar.
- Reportarlos a las autoridades judiciales, policiales o administrativas cuando exista norma uorden legal que así lo decrete.
- Transmitirlos o compartirlos con quien presente autorización válida.
- Transferirlos a particulares cuando exista la autorización respectiva.
- Transferirlos a las autoridades judiciales, policiales o administrativas, cuando existanfundamentos u órdenes legales.
página web www.servintec.com.co, en su calidad de RESPONSABLE;
tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, etc. de los datos personales suministrados, en particular aquellos incluidos en mi hoja de vida y aquellos que con posterioridad pueda suministrar, así como aquellos recolectados con antelación a la vigencia de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en los términos previstos en la normatividad citada y demás disposiciones complementarias, en el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales y en el presente documento,
para proceder con el
- Guardarlos por el tiempo que dure la relación y veinte años más, prorrogables de manera automática, para referenciación laboral y/o asuntos referentes a la seguridad social.
- Destruirlos o suprimirlos cuando exista orden personal del titular o de autoridad judicial o administrativa competente; la orden o facultad de destrucción o supresión está sujeta a las normas legales aplicables en cada caso.
En el evento de celebrarse el contrato de trabajo entre el TITULAR y SERVINTEC S.A. el tratamiento de la información – recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otras- tendrá por finalidad, pero sin limitarse:
- La contratación de personal activo y efectuar los pagos de nómina por parte del RESPONSABLE.
- Mantener una eficiente comunicación relacionada con la información que le pueda llegar a ser de utilidad dentro del vínculo laboral con el TITULAR.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas del contrato de trabajo.
- Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en desarrollo del vínculo laboral.
- Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por EL TITULAR en virtud del contrato detrabajo.
- Realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados de la compañía.
- Afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social y cajas de compensación familiar.
- Manejo de embargos judiciales a través de nómina.
- Administración de salarios y beneficios.
- Ejercer potestad disciplinaria.
- Coordinar el desarrollo profesional de los empleados.
- Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
- Y en general, cumplir obligaciones legales.Los datos personales objeto del tratamiento podrán ser comunicados o compartidos por el RESPONSABLE con las siguientes personas, los cuales podrán hacer uso de la información para los fines descritos:
- Área de Gestión Humana para fines de selección de personal, confirmación de referencias personales, familiares y laborales y los datos que contenga la información suministrada por el titular.
- Área de Gestión Humana encargada de la función de protección de los datos personales, trámite de las solicitudes de los titulares y garantía del ejercicio de los derechos de los titulares, con el fin de realizar trámites o crear documentos referente a la relación laboral con EL TITULAR
- Funcionarios de Área de informática, Contabilidad y Controles, Gestión Humana, con el fin de archivo y consecución en estos
- A terceras personas como las empresas de seguridad contratadas para adelantar procesos de estudios de seguridad, visitas domiciliarias o actividades encaminadas en apoyar los procesos de selección y contratación; Las Entidades Financieras para efectuar los pagos de nóminas, préstamos y tramites financieros; A las Empresas de seguridad y vigilancia para permitir un sistema de video vigilancia en la Organización; A Empresas Temporales con el fin de proporcionar trabajadores en misión.
- EL TITULAR podrá ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012, entre otros los señalados por su Artículo 8, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Las bases de datos
cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los
datos.
- Datos sensibles: el TITULAR manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre yespontánea el tratamiento de la información relativa al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, a las salud, a la vida sexual y datos biométricos, necesarios para el cumplimiento de las finalidades anteriormente descritas basado en lo establecido en la presente autorización y en el MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. En todo caso, se reitera que la respuesta a las preguntas relativas a datos sensibles son facultativas.
- Con la aceptación de la presente autorización, se permite el tratamiento de sus datos personales para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados a SERVINTEC S.A. son ciertos, completos, exactos y actualizados, dejando por sentado que no se ha omitido o adulterado ninguna información.NOTA IMPORTANTE SOBRE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD:NOMBRE CLIENTE., informa de manera expresa, explícita y previa al titular que no está obligado a suministrar y por tanto no tiene la imposición de autorizar el tratamiento de datos personales sensibles. Se entiende para este efecto por dato sensible: i) los que puedan afectar la intimidad de la persona humana. ii) los que puedan ser utilizados para discriminar a las personas en razón a: sus preferencias sexuales; origen racial; creencias políticas, religiosas o filosóficas; participación o afiliación a organizaciones legales. iii) los concernientes a su salud. iv) los datos biométricos. v) los datos personales de menores de edad.__________________________SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS SAS
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A.
La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013, el decreto único 1074 de 2015 capítulo 25 y demás disposiciones complementarias, según la cual todas las entidades públicas y privadas que manejen datos personales deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares, y será aplicada por SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
La información que se encuentra relacionada en las bases de datos que maneja Servicios Industriales Técnicos S.A. fue suministrada por las personas y entidades con las que mantiene una relación comercial o porque los datos han sido entregados de manera voluntaria directamente en las oficinas de la empresa.
I. OBJETO DE LA POLITICA DE DATOS
El objeto principal es proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A.
II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Ley, se aplicarán, de manera uniforme e integra, los siguientes principios:
1. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por Servicios Industriales Técnicos S.A. debe ser informado al titular.
2. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
III.
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento dedatos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular aobtener de Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A., como Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información de carácter pública, no podrán estar disponibles en ningún medio de comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Bases de datos de terceros
Son las bases de datos manuales o sistematizadas de clientes, proveedores y empleados que
contienen datos de naturaleza pública y privada recogidos de forma directa y personal a través de formularios, contratos, formatos, entre otros, con el fin de recopilar la información necesaria para la actividad comercial. Igualmente contienen datos de personas naturales que se vinculan laboralmente a la empresa y de personal en misión suministrado por las empresas temporales, en ella se incorporan información personal, pública y datos sensibles
IV. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTOS DE LOS MISMOS
Servicios Industriales Técnicos S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:
- Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
- proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
- informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Enviar al correo físico, electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digitalde comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocionalsobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
- Soportar procesos de auditoria interna o externa.
- Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos deServicios Industriales Técnicos S.A. Servintrec S.A.
- Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para lospropósitos aquí señalados, y por tanto, Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
- Exista autorización expresa para hacerlo.
- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los serviciosencomendados.
- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
- Que sea requerido o permitido por la ley.
V. AUTORIZACIÓN
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013.
En el Anexo 2 y 3 de este documento, se presenta el formato de autorización definido por Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. para recolección y tratamiento de datos personales.
VI. AVISO DE PRIVACIDAD
En los anexos 1 de este documento se presenta el formato de Aviso de Privacidad definido por Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A.
VII. DERECHOSDELOSTITULARESDEDATOSPERSONALESOBJETODETRATAMIENTO
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado, previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen ocomplementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no serespeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
VIII. DEBERES COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
IX.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que leasisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteración y/o pérdida, así como la consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de2012.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a loscódigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de lostitulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio.
CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
Para el ejercicio de los derechos de los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y/o revocar la autorización, pueden ponerse en contacto dirigiendo una comunicación y/o petición a través de los siguientes canales:
Correo Electrónico: acc-hr@servintec.com.co Teléfono: (571) 413-1200
Dirección: Carrera 127 15B-10
La petición, queja o reclamo deberá dirigirse al área administrativa y deberá contener:
- Nombre y documento de identificación del titular.
- Dirección y teléfono de contacto.
- Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, queja o reclamo.Si la petición, queja o reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
X. VIGENCIA
La presente Política General de Privacidad y Protección de Datos es efectiva a partir del mes de Octubre de 2015.
Atentamente,
SERVICIOS INDUSTRIALES TÉCNICOS S.A. DOMICILIO: Carrera 127 15B-10
Bogotá D.C.
RAZÓN SOCIAL:
NIT:
DOMICILIO:
CIUDAD:
TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO: PAGINA WEB:
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. 860.026.892-6
Carrera 127 15B-10
Bogotá D.C.
(571) 413 12 00
acc-hr@servintec.com.co www.servintec.com.co
ANEXO 1
AVISO DE PRIVACIDAD
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted ha entregado como cliente o proveedor de bienes y/o servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados según se describe a continuación:
I. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTOS DE LOS MISMOS
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:
- Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
- proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
- informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Enviar al correo físico, electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digitalde comunicación creada o por crearse, información comercial, publicitaria o promocionalsobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
- Soportar procesos de auditoria interna o externa.
- Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos deServicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A.
- Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para lospropósitos aquí señalados, y por tanto, Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
- Exista autorización expresa para hacerlo.
- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los serviciosencomendados.
- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
- Que sea requerido o permitido por la ley
e.
II.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado, previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
III.
La política de tratamiento de datos personales establecida por Servicios Industriales Técnicos S.A. Servintec S.A., podrá ser consultada en la página web www.servintec.com.
Para el ejercicio de los derechos de los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y/o revocar la autorización, pueden ponerse en contacto dirigiendo una comunicación y/o petición dirigida al área administrativa a través de los siguientes canales:
Correo Electrónico: acc-hr@servintec.com.co Teléfono: (571) 413 1200
Dirección: Cra 127 15B-10
Dicha comunicación y/o petición deberá contener la siguiente información:
Nombre y documento de identificación del titular.
Dirección y teléfono de contacto.
Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, queja o reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes vencimiento del primer término.
Atentamente,
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. DOMICILIO: Cra 127 15B-10
Bogotá D.C.
ANEXO 2
AUTORIZACIÓN
SERVICIOS INDUSTRIALES TÉCNICOS S.A. SERVINTEC S.A. sociedad responsable del tratamiento de la información de los datos personales suministrados por sus clientes y/o proveedores y empleados mediante diferentes canales de información, solicita autorización a todos sus usuarios o terceros vinculados con nuestra compañía para continuar con el uso, circulación, actualización, procesamiento, disposición, almacenamiento, recolección, exclusión, intercambio, compilación para el tratamiento de la información o datos personales con el fin de desarrollar nuestro objeto social, de conformidad con nuestra Política Tratamiento de Datos Personales que se encuentra publicada en nuestra página www.Servintec.com.
SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A. en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: acc-hr@servintec.com.co
Autorizo de manera expresa que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y en la Política Tratamiento de Datos Personales de SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. SERVINTEC S.A.
______________________
Firma
ANEXO 3
AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EMPLEADOS
Yo_____________________________________________________________________________
identificado(a) con la cédula de ciudadanía No. _______________ de __________________,
actuando como titular de mis datos personales AUTORIZO de manera previa, expresa e informada, a SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS S.A. –SERVINTEC S.A.- con No. de NIT 860026892-6, empresa ubicada en la Carrera 127 No. 15B-10 de Bogotá, teléfono 4131200 y
Las finalidades que da lugar al tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otras, son, pero sin limitarse:
- Recogerlos para cumplir con los siguientes propósitos.
- Almacenar y evaluar, datos personales concernientes a mi salud, únicamente con la finalidadestablecida en el numeral 4 del artículo 12 del decreto 1443 de 2014.
- Obtener, procesar, almacenar y utilizar impresiones dactilares, con fines de identificación yacceso a las instalaciones de la empresa.
- Obtener, procesar, almacenar y utilizar imágenes en fotografía y/o vídeo, con fines de controldentro de las instalaciones de la empresa.
- Obtener, analizar, evaluar y transmitir datos personales eventualmente existentes en las basesde datos de antecedentes penales, cuando sea requerido por la Ley.
- Analizarlos y contrastarlos contra el perfil y las habilidades requeridas.
- Validarlos con las referencias aportadas.
- Validarlos frente a las bases de datos públicas.
- Validarlos frente a las bases de datos financieras, comerciales, crediticias y centrales deriesgos.
- Compartirlos con las personas que realicen cada una de las actividades previstas, dentro de laempresa, únicamente para las finalidades estipuladas en la presente autorización.
- Reportarlos a las centrales de riesgos financieras, comerciales y/o crediticias cuando a ellohaya lugar.
- Reportarlos a las autoridades judiciales, policiales o administrativas cuando exista norma uorden legal que así lo decrete.
- Transmitirlos o compartirlos con quien presente autorización válida.
- Transferirlos a particulares cuando exista la autorización respectiva.
- Transferirlos a las autoridades judiciales, policiales o administrativas, cuando existanfundamentos u órdenes legales.
página web www.servintec.com.co, en su calidad de RESPONSABLE;
tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, etc. de los datos personales suministrados, en particular aquellos incluidos en mi hoja de vida y aquellos que con posterioridad pueda suministrar, así como aquellos recolectados con antelación a la vigencia de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en los términos previstos en la normatividad citada y demás disposiciones complementarias, en el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales y en el presente documento,
para proceder con el
- Guardarlos por el tiempo que dure la relación y veinte años más, prorrogables de manera automática, para referenciación laboral y/o asuntos referentes a la seguridad social.
- Destruirlos o suprimirlos cuando exista orden personal del titular o de autoridad judicial o administrativa competente; la orden o facultad de destrucción o supresión está sujeta a las normas legales aplicables en cada caso.
En el evento de celebrarse el contrato de trabajo entre el TITULAR y SERVINTEC S.A. el tratamiento de la información – recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otras- tendrá por finalidad, pero sin limitarse:
- La contratación de personal activo y efectuar los pagos de nómina por parte del RESPONSABLE.
- Mantener una eficiente comunicación relacionada con la información que le pueda llegar a ser de utilidad dentro del vínculo laboral con el TITULAR.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas del contrato de trabajo.
- Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en desarrollo del vínculo laboral.
- Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por EL TITULAR en virtud del contrato detrabajo.
- Realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados de la compañía.
- Afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social y cajas de compensación familiar.
- Manejo de embargos judiciales a través de nómina.
- Administración de salarios y beneficios.
- Ejercer potestad disciplinaria.
- Coordinar el desarrollo profesional de los empleados.
- Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
- Y en general, cumplir obligaciones legales.Los datos personales objeto del tratamiento podrán ser comunicados o compartidos por el RESPONSABLE con las siguientes personas, los cuales podrán hacer uso de la información para los fines descritos:
- Área de Gestión Humana para fines de selección de personal, confirmación de referencias personales, familiares y laborales y los datos que contenga la información suministrada por el titular.
- Área de Gestión Humana encargada de la función de protección de los datos personales, trámite de las solicitudes de los titulares y garantía del ejercicio de los derechos de los titulares, con el fin de realizar trámites o crear documentos referente a la relación laboral con EL TITULAR
- Funcionarios de Área de informática, Contabilidad y Controles, Gestión Humana, con el fin de archivo y consecución en estos
- A terceras personas como las empresas de seguridad contratadas para adelantar procesos de estudios de seguridad, visitas domiciliarias o actividades encaminadas en apoyar los procesos de selección y contratación; Las Entidades Financieras para efectuar los pagos de nóminas, préstamos y tramites financieros; A las Empresas de seguridad y vigilancia para permitir un sistema de video vigilancia en la Organización; A Empresas Temporales con el fin de proporcionar trabajadores en misión.
- EL TITULAR podrá ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012, entre otros los señalados por su Artículo 8, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Las bases de datos
cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los
datos.
- Datos sensibles: el TITULAR manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre yespontánea el tratamiento de la información relativa al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, a las salud, a la vida sexual y datos biométricos, necesarios para el cumplimiento de las finalidades anteriormente descritas basado en lo establecido en la presente autorización y en el MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. En todo caso, se reitera que la respuesta a las preguntas relativas a datos sensibles son facultativas.
- Con la aceptación de la presente autorización, se permite el tratamiento de sus datos personales para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados a SERVINTEC S.A. son ciertos, completos, exactos y actualizados, dejando por sentado que no se ha omitido o adulterado ninguna información.NOTA IMPORTANTE SOBRE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD:NOMBRE CLIENTE., informa de manera expresa, explícita y previa al titular que no está obligado a suministrar y por tanto no tiene la imposición de autorizar el tratamiento de datos personales sensibles. Se entiende para este efecto por dato sensible: i) los que puedan afectar la intimidad de la persona humana. ii) los que puedan ser utilizados para discriminar a las personas en razón a: sus preferencias sexuales; origen racial; creencias políticas, religiosas o filosóficas; participación o afiliación a organizaciones legales. iii) los concernientes a su salud. iv) los datos biométricos. v) los datos personales de menores de edad.__________________________SERVICIOS INDUSTRIALES TECNICOS SAS